POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES


Quel est le but de la présente Politique de Protection des Données ?

Ce document a pour but de vous informer sur les utilisations que nous faisons des données de nos clients que nous faisons dans le cadre de nos activités, ainsi que sur vos droits en lien avec l’utilisation de ces données. Il complète l’information que vous recevez lorsque vous nous communiquez des informations lors de la souscription à nos services. Le traitement de vos données est soumis à la réglementation sur la protection des données à caractère personnel.


A qui s’adresse la présente Politique de Protection des Données ?

Les informations communiquées par le biais de ce document sont destinées aux personnes qui souscrivent à nos services, à leurs mandataires et à ceux qui consultent notre site web www.aroma-zen.com (ci-après les « Clients » ou « Vous »).


Qui traite vos données à caractère personnel ?

La SPRL Aroma-zen dont le siège social est établie à BE-5380 Fernelmont, Rue Georges Cosse 6A, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0425.925.218, est la personne qui traite vos données (ci-après « Aroma-zen » ou « Nous »).


Quelles sont les données vous concernant que nous traitons et pour quelles utilisations ?

Vous trouverez ci-dessous un tableau vous donnant une vue globale des catégories de données à caractère personnel de nos clients que nous utilisons, une description de leur utilisation ainsi que l’intérêt que nous avons à réaliser des traitements de données soit qui portent sur des données autres que celles de nos clients en personne physique (par exemple, les données de personnes de contact auprès de sociétés qui sont nos clientes), soit qui ne sont pas justifiés par l’exécution de nos obligations légales ou l’exécution stricte de contrats avec nos clients.

Les utilisations de données Les catégories de données que nous traitons
Gestion de notre activité commerciale
Nous utilisons les données pour l’exécution des contrats ou demandes de contrats, le suivi de demandes d’informations que nous recevons, la facturation et la tenue de notre comptabilité ainsi que la gestion de notre clientèle (base de données clients).
Lorsque dans le cours de nos activités, des données concernant d’autres personnes que celle qui souscrit le contrat nous sont fournies (par exemple, une personne de contact au sein d’une entreprise qui conclut le contrat), nous estimons avoir un intérêt légitime à utiliser les données dès lors qu’il s’agit d’assurer le suivi de la demande qui nous est adressée.
Données de contact (noms, prénoms, adresses postales et mails, numéros de téléphone, fax, SMS, e-mails, ...)

Données relatives à des contrats (organisation de ventes de biens via nos services, réalisation de catalogues, n° de TVA et d’entreprise, historique vente/achat, … )
Promotion et développement de notre activité commerciale
Nous utilisons les données de nos clients pour l’envoi de communications par courrier électronique concernant nos activités commerciales et pour le marketing de notre activité (analyse globalisée de nos données pour améliorer et développer nos activités).
Nous utilisons également des cookies sur notre site internet www.aroma-zen.com.
Nous estimons avoir un intérêt légitime à promouvoir nos activités auprès des personnes qui ont souscrit à nos services ou manifesté un intérêt pour nos activités et de mieux cerner les besoins de notre clientèle. L’exploitation de ces données est strictement limitée à une évaluation et promotion de nos propres services.
Données de contact (noms, prénoms, adresses postales et mails, numéros de téléphone, ...)

Données relatives à des contrats (organisation de ventes de biens via nos services, ...)

Des données de navigation sur notre site internet (adresse IP, pages web visitées).
Protection de nos bâtiments, des biens et des personnes
Nous utilisons des caméras de surveillance dont les images sont conservées pendant 30 jours.
Nous estimons pouvoir faire valoir un intérêt légitime à prendre des mesures pour sécuriser nos bâtiments et les biens et personnes qui s’y trouvent.
Images de vidéosurveillance
Gestion des plaintes et de notre contentieux
En cas de plainte, de litige, de fraude ou d’infraction, pourront être utilisées les données des clients pour assurer la gestion et le suivi de ces plaintes et de notre contentieux ainsi que pour répondre aux demandes qui nous sont adressées par les autorités compétentes.
Nous estimons pouvoir faire valoir un intérêt légitime à assurer cette gestion et ce suivi. Si des données traitées dans ce contexte sont relatives à des condamnations pénales et à des infractions, nous limitons ce traitement à ce qui est permis par la loi belge pour la gestion de notre propre contentieux.
Données de contact (noms, prénoms, adresses postales et mails, numéros de téléphone, date de naissance, ...)

Données relatives à des contrats (organisation de ventes de biens via nos services, ...)

Images de vidéosurveillance
Utilisation du site web Adresse IP, cookies de session

Qui sont les catégories de personnes qui sont susceptibles d’avoir connaissance des données de nos clients ?

Les données de nos clients sont utilisées pour la gestion de notre activité et ne sont pas communiquées à des tiers en dehors de ce qui est nécessaire à cette gestion.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires externes (par exemple à un expert externe ou à des sociétés de transport) vos données peuvent leur être communiquées. Elles ne le seront dans ce cas que pour les besoins de la réalisation de mission qui leur est confiée.

Nous faisons également appel à des sociétés pour des services prestés pour notre compte dont l’objet porte sur le traitement de données (des « sous-traitants » au sens du règlement sur la protection des données à caractère personnel), et ce, pour des prestations de gestion, comptables, juridiques et informatiques. Ces personnes ne peuvent pas utiliser ces données pour leur propre compte et agissent sur la base de nos instructions.


Quels sont les cookies utilisés sur notre site internet www.aroma-zen.com?

Nous utilisons des cookies pour assurer la fonctionnalité du site et mesurer les audiences du site. Un cookie est un identifiant qui est stocké sur le matériel avec lequel vous vous connectez (votre PC, smartphone, tablette, …) et qui est communiqué par votre navigateur au site qui l’a placé lorsque vous poursuivez votre navigation ou, pour certains cas, que vous vous reconnectez plus tard sur le même site.

Vous pouvez bloquer ou supprimer des cookies installés via les paramètres de votre navigateur (voir également le site http://www.youronlinechoices.com pour plus d’informations). Toutefois, ce blocage peut affecter la navigation sur le site et l’accès à certaines pages.

Pour votre information, les catégories de cookies que nous utilisons ou qui sont placées par des prestataires tiers lorsque vous consultez notre site, sont résumés ci-dessous :

Types de cookies Utilité de cette catégorie de cookies Vos droits par rapport à ces cookies
Cookies de session (incluant également les cookies d’authentification, de sécurité et de personnalisation). Ces cookies sont indispensables à la navigation et/ou à la réalisation de certaines opérations sur le site. Ils sont indispensables pour vous donner accès à un contenu qui vous est propre et dont l’accès vous est réservé (par exemple, contenu associé à un compte utilisateur). Ils sont également utilisés pour prévenir des tentatives de connexion non autorisées à un contenu qui vous est propre et dont l’accès vous est réservé (par exemple, contenu associé à un compte utilisateur) ou pour mémoriser vos préférences en termes de navigation (choix de langue, préférences, ...).

Nom des cookies utilisés Durée de vie
www.aroma-zen.com SERVERID Fin de la session du navigateur
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www.aroma-zen.com uslk_s Fin de la session du navigateur
www.aroma-zen.com uslk_e 365 jours
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Le recours à ces cookies n’est pas soumis à votre autorisation préalable et si vous les bloquez/supprimez, la navigation sur le site peut ne plus fonctionner normalement et/ou vous ne pourrez-plus accéder à votre compte et/ou la sécurité de votre compte pourrait être compromise et/ou vos préférences ne sont pas conservées.
Cookies d’analyse Ces cookies sont utilisés pour analyser la fréquentation d’un site (tel le nombre de pages vues, de quelle région du monde proviennent leurs utilisateurs, le nombre de visites du Site, ainsi que l’activité des visiteurs sur le Site et leur fréquence de retour).
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Les données de nos clients sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Nos serveurs qui hébergent les données de nos clients sont situés sur le territoire européen. Toutefois, le recours à l’e-mail comme moyen de communication ne permet pas d’exclure que des données soient transférées hors du territoire européen (certaines adresses utilisées par nos interlocuteurs sont fournies par des sociétés situées et opérant hors de ce territoire, principalement aux Etats-Unis, et qui ne sont pas systématiquement soumises aux mêmes obligations en termes de protection des données). Ces communications sont toutefois limitées à ce qui est nécessaire à l’exécution des contrats conclus avec nos clients. Lorsque cette adresse est utilisée par une personne qui n’a pas conclu de contrat avec nous, nous considérons que la personne qui utilise ou qui nous fournit cette adresse de contact consent à ce transfert inhérent à l’utilisation de celle-ci.


Quels sont vos droits ?

La réglementation en matière de protection des données vous octroie des droits que nous résumons ci-dessous mais qui peuvent être sujets à des limites ou conditions:

  • Le droit de solliciter des informations sur le traitement de vos données,
  • Le droit de solliciter un accès à vos données (en obtenir une copie),
  • Le droit de solliciter la rectification de celles-ci (par exemple, si vous estimez qu’elles sont inexactes ou ne sont plus à jour) ou l’effacement de celles-ci (par exemple, parce que les données ne sont plus pertinentes),
  • Le droit de vous opposer à un traitement de vos données dans certains cas, notamment lorsque le traitement implique des communications adressées à des fins de prospection. C’est pourquoi, pour chacune des utilisations de vos données qui entre dans cette catégorie, vous pouvez vous désinscrire pour l’avenir.
  • Le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données dans certaines hypothèses, par exemple lorsque vous en contestez l’exactitude et que nous devons opérer une vérification qui prend du temps. Dans ce cas le traitement de vos données peut être limité dans l’attente d’une vérification de l’exactitude.
  • Le droit à la portabilité des données, ce qui vous permet d’obtenir vos données à caractère personnel que vous nous avez fourni et de les réutiliser pour d’autres services.

Comment exercer vos droits ou nous contacter ?

Vous pouvez nous contacter concernant l’exercice de ces droits ou pour toute question relative à la protection de vos données en nous contactant :

info@aroma-zen.com

Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en nous fournissant des documents probants avant de faire suite à votre demande.

Vous pouvez également vous informer auprès de l’autorité qui contrôle le respect de cette règlementation (l’Autorité de Protection des données (anciennement Commission de la Protection de la Vie Privée)).

Par ailleurs, vous disposez de voies de recours devant les tribunaux et auprès l’Autorité de Protection des données si vous estimez que l’utilisation de vos données n’est pas conforme à la réglementation ou que vos droits ne sont pas respectés.

 

Félicitations et bienvenue sur le site Aroma-zen,
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